El-Björn Oy (jäljempänä ”me”, ”meidän” jne. tai ”El-Björn”) on yritys, jonka kehittämät ja tuottamat kokonaisratkaisut tarjoavat teollisuudelle, tilapäisille työmaille ja tapahtumille sopivia sähkö-, valo- ja lämpötuotteita. Näissä henkilötietojen käsittelyyn sovellettavissa tietosuojaperiaatteissa kuvataan, miten henkilötietojasi käsitellään, jos olet El-Björnin yhteyshenkilö yrityksessä, joka on toimittajamme, asiakkaamme tai yhteistyökumppanimme, tai jos olet meillä töissä tai olet hakemassa meille töihin. Kunnioitamme ja suojelemme henkilötietojasi ja käsittelemme niitä läpinäkyvästi ja lainsäädännön mukaisesti.

Yhteyshenkilöt
Jos olet El-Björnin yhteyshenkilö yrityksessä, joka on toimittajamme, asiakkaamme tai kumppanimme, käytämme henkilötietojasi seuraavasti.

Jotta El-Björn voi täyttää sopimuksensa työnantajasi kanssa, meillä on oltava tiedot yhteyshenkilöstä tai -henkilöistä, joiden kanssa voimme keskustella ja hoitaa sopimussuhteeseemme liittyviä asioita. Tässä yhteydessä keräämme, käsittelemme ja tallennamme järjestelmiimme nimesi, yhteystietosi (esimerkiksi puhelinnumerosi ja sähköpostiosoitteesi) ja asemasi tai tehtävänimikkeesi. Käsittelemme näitä henkilötietojasi niin kauan kuin olet El-Björnille nimetty yhteyshenkilö siinä yrityksessä, jossa työskentelet.

Käytämme henkilötietojasi myös El-Björnin tuotteiden ja palveluiden markkinointiin yritykselle, jossa työskentelet. El-Björnillä on oikeutettu etu markkinoida tuotteitaan ja palvelujaan. Voit milloin tahansa kieltäytyä vastaanottamasta meiltä uutta informaatiota klikkaamalla uutiskirjeissämme olevaa tilauksen peruuttamislinkkiä, joka poistaa sinut kaikista sähköpostilla lähetettävistä uutiskirjeistämme.

Työnhakijat
Jos haet töihin El-Björnille, käsittelemme henkilötietojasi seuraavasti.

Kun haet työtä El-Björniltä, annat meille tiettyjä tietoja, kuten nimesi, henkilötunnuksesi, yhteystietosi ja ansioluettelosi. Hakemuksesi voi sisältää myös muita tietoja, jotka olet siinä tapauksessa lisännyt siihen vapaaehtoisesti.

Meidän on käsiteltävä näitä tietoja, jotta voimme analysoida hakemuksesi. El-Björnillä on oikeutettu etu tutkia potentiaalisia työntekijöitä, ja tiedot ovat välttämättömiä myös mahdollisen sopimussuhteen, eli työsopimuksen, solmimiseksi välillämme. El-Björnillä on myös lakisääteisiä velvoitteita, jotka hakumenettelyissä on täytettävä.

Tietojasi käsittelevät El-Björnillä henkilöstöosasto ja sen osaston vastuuhenkilö, jonne olet hakenut töihin, jotta kyseisen avoimen työpaikan rekrytointipäätös voidaan tehdä.

Säilytämme kyseiseen avoimeen työpaikkaan liittyviä henkilötietojasi kahden vuoden ajan. Tämä on välttämätöntä siltä varalta, että joku väittää El-Björnin rikkoneen rekrytointiprosessissa sovellettavaa lainsäädäntöä sanomalla esimerkiksi, että häntä on syrjitty, ja El-Björn joutuu puolustautumaan väitettä vastaan. Käytämme henkilötietojasi ainoastaan tähän tarkoitukseen. Jos lähetät meille avoimen työhakemuksen, tallennamme tietosi yhden vuoden ajaksi; jos sinua ei ole otettu palvelukseen tänä aikana, poistamme tietosi.

Työntekijät
Jos olet El-Björnin palveluksessa, käsittelemme henkilötietojasi seuraavasti.

El-Björn voi käsitellä seuraavia henkilötietoja, jotka kerätään rekrytointiprosessin aikana, työsuhteen alkaessa ja jatkuvasti työsuhteen aikana.

Perushenkilötiedot: Nimi, henkilötunnus, sukupuoli, puhelinnumero, kotiosoite, muut yksityiset yhteystiedot, työntekijänumero, pankki- ja tilitiedot, työsuhteen alkamispäivä, työsuhteen päättymispäivä, työsuhteen tyyppi, työsuhteen kesto vuosina, työntekijä/toimihenkilö sekä muut perushenkilötiedot vaatimusten mukaan.

Vuokratyöntekijät: Työnantaja, El-Björnin työsopimuksen alkamis- ja päättymisajankohdat, sopimuksen tyyppi.

Työn toteuttaminen ja työn suunnittelu: Esihenkilö, esihenkilön esihenkilö, tehtävänimike, osasto, liiketoiminta-alue, koulutus/taidot, koulutustaso, suorituskyky.

Henkilöstöhallinto ja muut HR-spesifiset henkilötiedot: Viikoittainen työaika, päivittäinen työaika, lähiomaisen yhteystiedot, kustannuspaikka, toimenkuva-arviointi, kuukausipalkka, palkkakehitys, palkkio-/palkanlisäjärjestelmä, terveystiedot, kuntoutus, poissaolot, esihenkilö, organisatorinen sijainti ja tarvittaessa muut henkilöstöhallinnon kannalta merkitykselliset tiedot sekä HR-spesifiset henkilötiedot.

Viestintä: Henkilötiedot, joita tarvitaan, jotta työntekijät pääsevät El-Björnin tietokonejärjestelmiin ja -verkkoihin, kuten työsähköposti, IP-osoitteet ja käyttäjätunnukset kirjautumista varten sekä muunlaiset henkilötiedot, joita tarvitaan tietokonejärjestelmien ja tietoverkkojen käytössä.

El-Björn voi kerätä ja käsitellä työntekijöiden henkilötietoja muun muassa seuraaviin tarkoituksiin. Luettelo ei ole tyhjentävä, vaan sen tarkoituksena on antaa yleiskuva El-Björnin tarpeesta käsitellä työntekijöiden henkilötietoja.

• El-Björnin työsuhteen hallinta ja käsittely
• sisäinen työnjohto, työvoiman suunnittelu ja hallinnointi, erilaisten resurssien tarve ja saatavuus sekä resurssien kohdentaminen
• rekrytointi, ammattitaidon kehittäminen, urasuunnittelu ja urakehitys, suoritusten arviointi ja seuranta
• etuuksien, palkanlaskennan, korvausten, verojen ja vakuutusten hallinnointi
• työmatkojen ja matkavakuutusten hallinnointi
• yrityksen sisäisten tietojärjestelmien ja muiden resurssien tarjoaminen työntekijöille, sisäisten tietokanavien (kuten sähköpostin ja muiden internet- tai puhelinpalvelujen) turvallisen ja tehokkaan käytön tukeminen sekä liiketoimintakriittisten tietojen ja muun El-Björnin omaisuuden turvan ja suojauksen varmistaminen
• taloudellinen suunnittelu, raportointi, budjetointi ja analyysi
• työterveys ja työturvallisuus
• sisäisten toimintatapojen ja muiden säännösten soveltamisen valvonta, El-Björnin fyysisten ja aineellisten oikeuksien suojaaminen sekä petosten ja muun laittoman toiminnan estäminen
• työhön liittyvien riitojen ja valitusten (kuten korvausvaatimusten) käsitteleminen sekä El-Björnin muiden, työntekijän työsuhteeseen sovellettavien oikeudellisten velvoitteiden mukaisesti toimiminen.

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusta on työsopimuksen täyttäminen. Oikeusperustan muodostaa myös se, että El-Björnillä lainsäädännön, työehtosopimusten tai muiden määräysten perusteella velvollisuus käsitellä henkilötietoja tietyllä tavalla, esimerkiksi suhteissaan Ruotsin veroviraston ja vakuutusyhtiöiden kanssa. Oikeusperusteena voi olla myös se, että El-Björnillä on etujen tasapainottamisen jälkeen oikeus suorittaa käsittely. Lisäksi El-Björn voi käsitellä henkilötietoja työntekijän nimenomaisen suostumuksen perusteella.

Jos käsittely on tarpeen sopimuksen tai oikeudellisen velvoitteen täyttämiseksi, työntekijä ei voi vastustaa käsittelyä. Jos käsittely perustuu etujen tasapainottamiseen, käsittelyä koskeva vastustus tutkitaan tapauskohtaisesti.

El-Björn soveltaa asianmukaisia teknisiä ja organisatorisia turvatoimia henkilötietojen suojaamiseksi katoamiselta, väärinkäytöltä ja luvattomalta käytöltä.

Tietoihin pääsevät vain El-Björnissä työskentelevät henkilöt, joiden on käsiteltävä työssään henkilötietoja edellä mainittujen tarkoitusten mukaisesti.

El-Björn voi luovuttaa henkilötietoja tietojen käsittelijöille, muille konserniin kuuluville yrityksille tai kolmansille osapuolille jäljempänä kuvatulla tavalla sovellettavien tietosuojalakien mukaisesti.

• Tietojenkäsittelijät. El-Björn voi käyttää tietojenkäsittelijöitä liiketoimintatarkoituksiin osana normaalia toimintaansa, kuten työntekijöiden palkanlaskennan tai IT-toimintojen ulkoistamiseen. Tällaisissa tapauksissa El-Björn edellyttää, että rekisterinpitäjä käyttää asianmukaisia teknisiä ja organisatorisia turvatoimia työntekijöiden henkilötietojen suojaamiseksi ja sen varmistamiseksi, että työntekijöiden henkilötietoja käsitellään ainoastaan El-Björnin ohjeiden mukaisesti.
• Viranomaisille, jos El-Björnillä on siihen velvollisuus tai jos El-Björnin on suojeltava omia tai kolmansien osapuolten oikeuksia.
• Kolmansille osapuolille El-Björnin liiketoimintaosan myynnin tai muun siirron yhteydessä.
• Kolmansille osapuolille hätätilanteessa, jossa työntekijän tai muun henkilön terveys ja turvallisuus on vaarassa.
• Kolmansille osapuolille El-Björnin oikeuksien puolustamiseksi, esimerkiksi työoikeudellisten riitojen yhteydessä.
• Viranomaiselle ja/tai työnantajaorganisaatiolle palkkatilastoja varten.

El-Björn käsittelee ja säilyttää työntekijöiden henkilötietoja niin kauan kuin se on tarpeen niiden tarkoitusten kannalta, joita varten tiedot on kerätty.

Osa henkilötiedoista poistetaan työsuhteen päättyessä. Muita henkilötietoja säilytetään pidempään, koska El-Björnillä on oikeudellinen velvollisuus säilyttää henkilötiedot esimerkiksi työnantajatodistuksen laatimiseksi tai oikeiden verovähennysten todistamiseksi, tai koska El-Björn tarvitsee tietoja oikeuksiensa turvaamiseen. Kun vaatimusmahdollisuudet El-Björniä vastaan vanhentuvat (vanhentumisaika), tiedot poistetaan.

Joitakin henkilötietoja voidaan säilyttää pidempään: esimerkiksi tiedot palvelusaikojen pituudesta säilytetään, kunnes työntekijä saavuttaa työsuhdeturvalain mukaisen eläkeiän. Eläkemaksuja koskevat tiedot voidaan säilyttää niin kauan kuin työntekijä elää.

Työntekijät voivat pyytää lisätietoja henkilötietojen käsittelystä henkilöstöhallinnosta tai esihenkilöltään.

Oikeutesi
Sinulla on aina oikeus (tietyin rajoituksin) käyttää seuraavia oikeuksia, jotka voit toteuttaa ottamalla meihin yhteyttä.

Jos haluat käyttää näitä oikeuksia, saatamme pyytää sinua todistamaan ensin henkilöllisyytesi ja/tai antamaan tietoja, joiden avulla voimme tunnistaa sinusta käsittelemämme tiedot.

• Vastustaa henkilötietojesi käsittelyä. Voit tietyissä olosuhteissa vastustaa henkilötietojesi käsittelyä. Jos tällainen tilanne on olemassa, keskeytämme kaikkien sinun tietojesi käsittelyn siihen tarkoitukseen, jota varten haluat meidän keskeyttävän käsittelyn.
• Pyytää, että henkilötietojesi käsittelyä rajoitetaan. Tietyissä olosuhteissa voit pyytää, että henkilötietojesi käsittelyä rajoitetaan. Jos tällainen tilanne on olemassa, keskeytämme kaiken sinua koskevan käsittelyn sen rajoituksen mukaisesti, jota haluat meidän soveltavan.
• Saada tietoa henkilötietojesi käsittelystä. Tällöin saat kuvauksen ja kopion sinua koskevista henkilötiedoistasi, joita käsittelemme.
• Pyytää henkilötietojesi poistamista (oikeus tulla unohdetuksi). Tällöin poistamme kaikki käsittelemämme sinua koskevat henkilötiedot, paitsi jos meitä vaaditaan säilyttämään tietosi esimerkiksi lain tai sopimuksen asettaman velvoitteen vuoksi.
• Pyytää, että sinua koskevat virheelliset tiedot korjataan. Tällöin korjaamme virheelliset tiedot.
• Peruuttaa suostumuksesi. Silloin kun henkilötietojesi käsittely perustuu suostumukseesi, lopetamme kaiken käsittelyn ja poistamme tietosi suostumukseen perustuvan käsittelyn osalta, jos ilmoitat meille suostumuksesi peruuttamisesta.
• Valittaa käsittelystämme tietosuojavaltuutetulle, www.tietosuoja.fi

Oikeutesi käyttäminen ei maksa mitään. Jos pyyntösi on kuitenkin ilmeisen perusteeton tai kohtuuton (esimerkiksi tarpeettomasti toistuva), pidätämme oikeuden periä kohtuullisen hallinnollisen maksun tai kieltäytyä täyttämästä pyyntöäsi.

Näitä periaatteita voidaan muuttaa ajan kuluessa. Nämä tietosuojaperiaatteet on vahvistettu: 19.12.2018