Personuppgiftspolicy

El-Björn AB, 556075-4581, Box 29, 334 21 Anderstorp (nedan ”vår, ”vi”, ”oss” eller ”El-Björn”) är ett företag som utvecklar och tillverkar helhetslösningar för att förse industri, byggarbetsplatser och evenemang med rätt produkt inom områdena Kraft, Ljus och Klimat. Den här personuppgiftspolicyn beskriver hur dina personuppgifter hanteras, om du är El-Björns kontaktperson på ett företag som är leverantör, kund eller samarbetsparter till oss, eller om du har eller ansöker om anställning hos oss. Vi respekterar och skyddar dina personliga uppgifter och behandlar dem på ett transparent och lagenligt sätt.

Kontaktpersoner
Om du är El-Björns kontaktperson på ett företag som är leverantör, kund eller samarbetsparter till oss använder vi dina uppgifter enligt följande.

För att El-Björn ska kunna uppfylla sitt avtal med din arbetsgivare behöver vi ha uppgifter om den eller de kontaktpersoner vi ska kontakta för att diskutera och hantera avtalsrelationen. Vi samlar då in och behandlar ditt namn, dina kontaktuppgifter (till exempel telefonnummer och e-postadress) och din position eller titel och registrerar dessa i våra system. Vi behandlar uppgifterna så länge som du är angiven kontaktperson avseende El-Björn för företaget du är anställd hos.

Vi använder också dina uppgifter för att marknadsföra El-Björns produkter och tjänster till det företag du är anställd i. El-Björn har ett berättigat intresse att marknadsföra sina produkter och tjänster. Du kan när som helst invända mot att få fortsatt information från oss genom att klicka på avregistreringslänken i våra nyhetsbrev, då avregistreras du från alla våra framtida nyhetsbrev som skickas ut via e-post.

Arbetssökande
Om du ansöker om anställning hos oss på El-Björn behandlar vi dina personuppgifter enligt följande.

När du söker anställning hos El-Björn skickar du in vissa uppgifter, i form av namn, personnummer, kontaktuppgifter och CV. Din ansökan kan också innehålla annat, som du i så fall frivilligt tillför den.

Dessa uppgifter måste vi behandla för att kunna pröva din ansökan. El-Björn har dels ett berättigat intresse att granska eventuella anställda, dels är informationen nödvändning inför en eventuell avtalsrelation mellan oss och dig, i form av ett anställningsavtal. El-Björn har även lagliga skyldigheter att uppfylla vid ansökningsförfaranden.

Uppgifterna kommer att behandlas av El-Björns HR-avdelning och av den ansvarige på den avdelning du har sökt arbete, i syfte att kunna fatta ett beslut om anställning avseende den aktuella, lediga tjänsten.

Vi sparar dina uppgifter i två år avseende din ansökan till den aktuella tjänsten. Detta behöver vi göra, för det fall någon påstår att El-Björn inte har följt gällande rätt vid anställningsprocessen, till exempel om någon menar sig ha blivit utsatt för diskriminering och El-Björn behöver försvara sig mot en sådan talan. Uppgifterna används då enbart för detta ändamål. Skickar du in en spontanansökan sparar vi dina uppgifter i ett år, har du under den tiden inte varit aktuell för någon rekrytering raderar vi uppgifterna.

Anställd
Om du har anställning hos oss på El-Björn behandlar vi dina personuppgifter enligt följande.

El-Björn kan komma att behandla följande personuppgifter som samlas in vid rekryteringsprocessen, vid påbörjande av anställning och löpande under anställningen.

Grundläggande personuppgifter: Namn, personnummer, kön, telefonnummer, hemadress, andra privata kontaktuppgifter, anställningsnummer, bank- och kontouppgifter, anställningsdatum, tid då anställning avslutades, sysselsättningsgrad, anställningstid i år, arbetare/ tjänsteman samt där så erfordras andra grundläggande personuppgifter.

Vid inhyrning: Arbetsgivare, tid då El-Björn anlitades, tid då El-Björns kontrakt avslutades, avtalstyp.

För utförande av arbete och arbetsplanering: Chef, chefens chef, befattningsbenämning, avdelning, affärsområde, utbildning/ kompetens, utbildningsnivå, arbetsprestation.

Personalhantering och andra HR specifika personuppgifter: Veckoarbetstid, daglig arbetstid, kontaktinformation närmast anhöriga, kostnadsställe, befattningsvärdering, månadslön, löneutveckling, bonusprogram, hälsoinformation, rehabilitering, frånvaro, chef, inplacering i organisatorisk nivå och där så är nödvändigt andra relevanta data för personalhantering och HRspecifika personuppgifter.

Kommunikation: Personuppgifter som krävs för att ge anställda tillgång till El-Björns datasystem och nätverk, bl.a. arbetsepost, IP-adresser och användarnamn för inloggning, men även andra typer av personuppgifter som loggas vid utnyttjande av datasystem och nätverk.

El-Björn kan komma att samla in och behandla anställdas personuppgifter för bl.a. följande ändamål. Förteckningen är inte uttömmande men avser att ge en bild över El-Björns behov av att behandla anställdas personuppgifter.

• administration och hantering av anställningen vid El-Björn
• intern arbetsledning, planering och hantering av arbetsstyrkan, behov av och tillgång till olika resurser och resursallokering
• rekrytering, kompetensutveckling, karriärplanering och utveckling, utvärdering och uppföljning av arbetsprestationer
• hantering av förmåner, löneutbetalning, ersättningar, skatter och försäkring
• hantering av affärsresor och reseförsäkring
• förse anställda med tillgång till bolagsinterna informationssystem och andra resurser, understödja säker, trygg och effektiv användning av interna informationskanaler som epost och andra internet- eller telefonibaserade tjänster, säkerställa att affärskritisk information och El-Björns övriga tillgångar är säkra och skyddade
• finansiell planering, rapportering, upprättande av budget och analys
• hälsa och arbetsmiljö
• följa upp tillämpning av interna policys och andra bestämmelser, skydda El-Björns såväl fysiska som immateriella rättigheter, förebygga bedrägerier och andra olagliga aktiviteter
• hantera arbetsrelaterade tvister och klagomål, t.ex. ersättningskrav, agera i enlighet med andra tillämpliga rättsliga förpliktelser som El-Björn kan ha genom arbetstagarens anställning vid El-Björn

Den rättsliga grunden för behandlingen av personuppgifter är fullgörande av anställningsavtalet. Den rättsliga grunden utgörs även av att El-Björn till följd av lag, kollektivavtal eller andra bestämmelser är förpliktat att behandla personuppgifter på visst sätt, t.ex. i förhållande till Skatteverket och försäkringsbolag. Den rättsliga grunden kan även utgöras av att El-Björn efter en intresseavvägning har rätt att utföra behandlingen. Därutöver kan El-Björn komma att behandla personuppgifter med stöd av den anställdes särskilda samtycke.

Om behandlingen krävs för att fullgöra ett avtal eller en rättslig förpliktelse kan den anställde inte motsätta sig behandlingen. Om behandlingen sker efter en intresseavvägning prövas en invändning mot behandlingen i det enskilda fallet.

El-Björn tillämpar lämpliga tekniska och organisatoriska säkerhetsåtgärder för att skydda personuppgifter mot bl.a. förlust, missbruk och obehörig åtkomst.

Endast personer inom El-Björn som i sin anställning har behov av att behandla personuppgifterna i enlighet med ovan angivna ändamål kommer att ha tillgång till dem.

El-Björn kan lämna ut personuppgifter till personuppgiftsbiträden, andra bolag inom koncernen eller tredje part som beskrivs nedan i enlighet med tillämpliga dataskyddslagar.

• Till personuppgiftsbiträden. El-Björn kan anlita personuppgiftsbiträden för affärssyften som en del av sin normala verksamhet, som till exempel att lägga ut hantering av anställdas löner eller IT-drift på extern leverantör. I sådana fall kommer El-Björn att kräva att sådan personuppgiftsansvarig använder lämpliga tekniska och organisatoriska säkerhetsåtgärder för att skydda anställdas personuppgifter och för att behandlingen av anställdas personuppgifter endast sker i enlighet med El-Björns instruktioner.
• Till myndigheter om El-Björn har en förpliktelse att göra så eller om El-Björn behöver skydda sina eller tredje parts rättigheter.
• Till tredje part i samband med försäljning eller annan överföring av del av El-Björns verksamhet.
• Till tredje part i samband med nödfall där hälsa och säkerhet för anställd eller annan person är i fara.
• Till tredje part för att tillvarata El-Björns rättigheter, t.ex. i samband med arbetsrättslig tvist.
• Till myndighet och/ eller arbetsgivarorganisation för lönestatistik.

El-Björn kommer att behandla och lagra anställdas personuppgifter under så lång tid som det är nödvändigt i förhållande till de ändamål som uppgifterna insamlats för.

Vissa personuppgifter kommer att raderas i samband med att anställningen avslutas. Andra personuppgifter kommer att lagras under en längre tid eftersom det finns en rättslig förpliktelse för El-Björn att behålla personuppgifterna, t.ex. för att upprätta ett arbetsgivarintyg eller för att styrka att korrekta skatteavdrag gjorts alternativt att El-Björn behöver uppgifterna för att tillvarata sina rättigheter. Efterhand som möjligheterna att rikta krav mot El-Björn löper ut (preskription) kommer uppgifterna att gallras ut.

Vissa personuppgifter kan komma att sparas under en längre tid, t.ex. sparas uppgift om anställningstid till dess anställd uppnått pensionsålder enligt anställningsskyddslagen. Underlag för inbetalningar till pensionsförsäkringar kan sparas så länge den anställde är i livet.

Anställda kan få mer information om hanteringen av personuppgifter genom HR eller närmaste chef.

Dina rättigheter
Du har alltid rätt (med vissa restriktioner) att utnyttja följande rättigheter, vilket du gör genom att kontakta oss.

Om du vill utnyttja dessa rättigheter kan vi komma att begära att du först styrker din identitet och/eller tillhandahåller information som leder till att vi kan identifiera uppgifter vi behandlar avseende dig.

• Invända mot vår behandling av dina personuppgifter. Under vissa omständigheter kan du invända mot vår behandling av dina personuppgifter. För det fall sådan omständighet föreligger avbryter vi all behandling avseende dig, för det ändamål du vill att vi ska avbryta behandlingen.
• Begära att vår behandling av dina personuppgifter begränsas. Under vissa omständigheter kan du begära att vår behandling av dina personuppgifter begränsas. För det fall sådan omständighet föreligger avbryter vi all behandling avseende dig, enligt den restriktion du vill att vi tillämpar.
• Erhålla besked om vår behandling av dina personuppgifter. Du erhåller då en beskrivning och en kopia av dina personliga uppgifter som vi behandlar avseende dig.
• Begära att dina personuppgifter raderas (rätt att bli bortglömd). Vi raderar då samtliga personuppgifter avseende dig som vi behandlar, om vi inte måste lagra dina uppgifter enligt ett åtagande vi har, till exempel på grund av lag eller avtal.
• Begära att eventuellt felaktiga uppgifter avseende dig rättas. Vi kommer då att rätta de felaktiga uppgifterna.
• Återkalla ditt samtycke. För det fall vår behandling av dina personuppgifter bygger på ditt samtycke kommer vi att upphöra med all behandling och radera dina uppgifter avseende all samtyckesbaserad behandling, för det fall du meddelar oss att du återkalla ditt samtycke.
• Klaga på vår behandling till Datainspektionen, www.datainspektionen.se

Det kostar inget att utnyttja dina rättigheter. Dock, om din begäran är uppenbart ogrundad eller orimlig (till exempel onödigt repetitiv) förbehåller vi oss rätten att ta ut en rimlig administrativ avgift eller att vägra tillmötesgå din begäran.

Denna policy kan komma att justeras med tiden. Denna version av policyn är upprättad: 2018-12-19.